Здрастуйте. Мене звуть Олексій, я один із засновників компанії Glaz Systems та підприємець з 11 річним стажем у сфері HoReCa. Хочу поділитися досвідом і просто розповісти про те, через що все почалося.
Підприємництво – неймовірний складний та відповідальний процес. Кожен підприємець зі сфери малого бізнесу не має можливості утримувати штат співробітників, що будуть контролювати усі робочі процеси. Коли керівник підприємства зайнятий виконанням поточних справ, часу на контроль персоналу залишається небагато.
Чотири роки управління невеликим бізнесом змусили мене задуматись над автоматизацією функцій управління, оскільки кожна крадіжка на касі закладу виявлялася та доводилась насилу без наявності документального підтвердження. Підозри, що співробітники крадуть - залишалися, і з цим потрібно було щось робити. Перехід від паперової фіксації усіх фінансових і матеріальних потоків до автоматизації обліку та контролю різко поліпшили ситуацію, проте сумніви у чесності співробітників залишалися.
Касири продовжували практику продажу без пробивання чека і все так само вміло приносили свій товар на реалізацію. Традиційна крадіжка на барі не влаштовувала мене, як керівника бізнесу, тому наступним кроком у боротьбі з фінансовими втратами з «милості» співробітників стало встановлення відеокамери над барною стійкою. Спрямована на точку проведення розрахунків та видачі товару, камера транслювала усі події, що відбуваються в місці концентрації фінансових втрат закладу. Очікування першого порушення тривало два дні. Витрачений час допоміг виявити махінацію найнятого співробітника, який «забув» пробити чек за виданий товар.
Цей випадок – банальна крадіжка на касі закладу, яка багато разів повторювалася у моєму бізнесі і всюди, де контроль був недостатньо ефективний.
Спійманий на шахрайстві бармен, звичайно ж, намагався виправдати вчинок своєю неуважністю, метушнею, що панує у барі, будь-якими іншими причинами, які нібито відволікли від каси. У даному випадку покарання порушника відбулося, але успіх потрібно було закріплювати та вдосконалювати систему контролю.
Після встановлення відеокамери різко скоротилися випадки відвертих крадіжок. Але часу на постійне відстеження подій на записаному зображенню, а особливо на зіставлення даних з чеків та камер, абсолютно не вистачало. Одного разу, витративши 4 дні кропіткої роботи з аналізу збереженої інформації, була виявлена крадіжка на барі у вигляді невідповідності чеків та реально виданого товару. Клієнт отримував на руки велике замовлення, а в чеку відбивався стакан соку. Відома в колі працівників сфери громадського харчування прислів'я «Лід та піна – хліб бармена» підтверджується повсякденною роботою питного закладу, де контроль відсутній або заснований на застарілих прийомах.
Всі ми – покупці товарів або послуг. Мало хто з нас має звичку вдивлятися у виданий чек. У цій ситуації сподіватися, що клієнти будуть уважнішими до своїх покупок і всі почнуть вивчати чеки не доводиться. Право покупця аналізувати чек або довіряти касиру, не повинно впливати на фінансову стабільність бізнесу. Тому доводиться шукати способи, які не залежать від обставин комерційного процесу. Але і витрачати весь робочий час на аналіз записаного відео з камери над барною стійкою теж неможливо.
Я став шукати вирішення питання звільнення себе від невластивої функції оператора комп'ютера. Знайомився з інформацією про автоматизовані системи контролю. Читав в інтернеті про програми, що об'єднують в єдиному файлі інформацію з камери і чеку. Всі пропозиції подібного роду на ринку були дуже дорогі та ніяк не поєднувалися з моєю бухгалтерською системою. Але кожна крадіжка на касі закладу стимулювала прискорений пошук можливості.
Методом проб та помилок я прийшов до висновку, що управляти процесом пошуку порушень повинен віддалений оператор, який включений як невід'ємний елемент у систему відстеження порушень на основі записаного відео та інформації про касові чеки. Ми розробили таку систему і назвали її Glaz, що символічно відображає суть процесу. Замовнику послуги пропонується комплексний підхід до вирішення проблеми крадіжок на комерційному підприємстві.
Щоб ніяка крадіжка на барі або у будь-якому іншому закладі, не стала причиною банкрутства компанії, ми пропонуємо підприємцям встановлення під ключ системи Glaz. Це система управління контролем за фінансовими та матеріальними операціями з наданням точної доказової інформації про порушення, що відбулися на касі та на інших ділянках комерційного підприємства.
Суть автоматичної хмарної технології за участю оператора полягає в тому, що весь процес пошуку порушень відбувається у віддаленому режимі. А знайдений матеріал про події, що відбулися в суворій доказовій формі негайно передається замовнику. Маючи на руках пакет доказів, керівник може вживати заходів впливу.
Досвід роботи в сфері контролю комерційного процесу дав уявлення про те, як нечесні працівники вміють розкрадати підприємство, на якому вони оформлені та отримують офіційну зарплату. На момент написання статті близько 5000 випадків махінацій та крадіжок було виявлено за допомогою хмарної системи Glaz. Найпростіші та найпоширеніші з них:
- касир «забуває» оформити чек, але гроші від покупця за товар отримує;
- чек не відображає кількість та якість проданого товару, а різницю «заробляє» касир;
- товар, що продається за знижками, "підготовлені" касири теж вміють оформити з прибутком для себе;
- бармен, користуючись службовим становищем, доступністю товару та безкарністю може дозволити собі налити якогось напою, випити алкоголю, не оплачуючи вартість;
- касир не видає клієнту чек, а проводить операцію після відходу покупця.
Досвід касира дозволяє йому придумувати шахрайські схеми з привласнення грошей компанії або клієнта. Хмарна технологія контролю «заважає» таким касирам домогтися особистого збагачення за рахунок обману роботодавця або клієнта.
Один з наших клієнтів скаржився, що постійно підозрює касирів і бухгалтера у змові з приводу того, що вони маніпулюють даними, а саме – коригують записану інформаційну базу про операції і подають зменшені звіти. З підключенням до нашої системи Glaz у підприємця зникла проблема точних відомостей, оскільки він отримує докладні звіти про всі події на касі, що його цікавлять. Порівняння даних бухгалтерії і нашого архіву допомогло вивести на чисту воду схему змови співробітників.
Ще один приклад: наша система допомогла мережі торгових підприємств відновити інформацію про всі касові операції. Проблема з'явилася, коли стався збій в комп'ютерах торгової організації, пов'язаний з поломкою «заліза». Зниклу назавжди інформацію треба було відшукати, і вона була знайдена на нашому сервері.
Система контролю касових операцій Glaz підходить для використання в будь-якому комерційному підприємстві, яке хоче досягти високих показників боротьби з крадіжками та махінаціями співробітників на робочому місці. Наш власний досвід застосування хмарної технології дав економічний ефект у 15% надбавки до виручки, оскільки втрати, що пов'язані з нечесним відношенням працівників до власності компанії були зведені до нуля.
ГЛАЗ СІСТЕМС ТОВ
GLAZ SYSTEMS LLC