Здравствуйте. Меня зовут Алексей, я один из основателей компании Glaz Systems и предприниматель с 11 летним стажем в сфере HoReCa. Хочу поделиться опытом и просто рассказать о том, из-за чего всё началось.
Предпринимательство – невероятное сложный и ответственный процесс. Каждый предприниматель из сферы малого бизнеса не имеет возможности содержать штат контролирующих сотрудников за всеми рабочими процессами. Когда руководитель предприятия занят выполнением текущих дел, времени на контроль персонала остается немного.
Четыре года управления небольшим бизнесом заставили меня задуматься над автоматизацией функций управления, поскольку каждая кража на кассе заведения с трудом выявлялась и доказывалась без наличия документального подтверждения. Подозрения, что сотрудники воруют - оставались, и с этим нужно было что-то делать. Переход от бумажной фиксации всех финансовых и материальных потоков к автоматизации учета и контроля резко улучшили ситуацию, однако сомнения в честности сотрудников оставались.
Кассиры продолжали практику продажи без пробивания чека и все так же умело приносили свой товар на реализацию. Традиционная кража на баре не устраивала меня, как руководителя бизнеса, поэтому следующим шагом в борьбе с финансовыми потерями по «милости» сотрудников стала установка видеокамеры над барной стойкой. Направленная на точку проведения расчетов и выдачи товара, камера транслировала все события, что происходят в месте концентрации финансовых потерь заведения. Ожидание первого нарушения продолжалось два дня. Потраченное время помогло выявить махинацию нанятого сотрудника, который «забыл» пробить чек за выданный товар.
Этот случай – банальная кража на кассе заведения, которая много раз повторялась в моем бизнесе и всюду, где контроль недостаточно эффективен.
Пойманный на мошенничестве бармен, конечно же, постарался оправдать поступок своей невнимательностью, суматохой, царящей в баре, любыми другими причинами, которые якобы отвлекли от кассы. В данном случае наказание нарушителя состоялось, но успех следовало закреплять и совершенствовать систему контроля.
После установки видеокамеры резко сократились случаи откровенного воровства. Но времени на постоянное отслеживание событий по записанному изображению, а особенно на сопоставление данных с чеков и камер, совершенно не хватало. Однажды, потратив 4 дня кропотливой работы по анализу сохраненной информации, была выявлена кража на баре в виде несоответствия чеков и реально выданного товара. Клиент получал на руки крупный заказ, а в чеке отражался стакан сока. Известная в кругу работников сферы общественного питания пословица «Лёд да пена – хлеб бармена» подтверждается повседневной работой питейного заведения, где контроль отсутствует или основан на устарелых приемах.
Все мы – покупатели товаров или услуг. Мало кто из нас имеет привычку всматриваться в выданный чек. В этой ситуации надеяться, что клиенты будут внимательнее к своим покупкам и все начнут изучать чеки не приходится. Право покупателя анализировать чек или доверять кассиру, не должно влиять на финансовую стабильность бизнеса. Поэтому приходится искать способы, независимые от обстоятельств коммерческого процесса. Но и тратить все рабочее время на анализ записанного видеоизображения с камеры над барной стойкой тоже невозможно.
Я стал искать решение вопроса освобождения себя от несвойственной функции оператора компьютера. Знакомился с информацией об автоматизированных системах контроля. Читал в интернете о программах, объединяющих в едином файле информацию с камеры и чека. Все предложения подобного рода на рынке были очень дороги и никак не совмещались с моей бухгалтерской системой. Но каждая кража на кассе заведения стимулировала ускоренный поиск возможности.
Методом проб и ошибок я пришел к выводу, что управлять процессом поиска нарушений должен удаленный оператор, который включен как неотъемлемый элемент в систему отслеживания нарушений на основе записанного видеоизображения и информации о кассовых чеках. Мы разработали такую систему и назвали ее Glaz, что символично отражает суть процесса. Заказчику услуги предлагается комплексный подход к решению проблемы воровства в коммерческом предприятии.
Чтобы никакая кража на баре или в любом другом заведении, не стала причиной банкротства компании, мы предлагаем предпринимателям установку под ключ системы Glaz. Это система управления контролем за финансовыми и материальными операциями с предоставлением точной доказательной информации о состоявшихся нарушениях на кассе и на других участках коммерческого предприятия.
Суть автоматической облачной технологии с участием оператора в том, что весь процесс поиска нарушений происходит в удаленном режиме. А найденный материал о состоявшихся событиях в строгой доказательной форме незамедлительно передается заказчику. Имея на руках пакет доказательств, руководитель может принимать меры воздействия.
Опыт работы в сфере контроля коммерческого процесса дал представление о том, как нечестные сотрудники умеют разворовывать предприятие, на котором они оформлены и получают официальную зарплату. На момент написания статьи около 5000 случаев махинаций и воровства выявлено за время работы облачной системы Glaz. Самые простые и распространенные из них:
- кассир «забывает» оформить чек, но деньги от покупателя за товар получает;
- чек не отражает количество и качество проданного товара, а разницу «зарабатывает» кассир;
- продаваемый по скидкам товар, «подготовленные» кассиры тоже умеют оформить с прибылью для себя;
- бармен, пользуясь служебным положением, доступностью товара и безнаказанностью может позволить себе налить какого-нибудь напитка, выпить алкоголя, не оплачивая стоимость;
- кассир не выдает клиенту чек, а проводит операцию после ухода покупателя.
Опыт кассира позволяет ему придумывать мошеннические схемы по присваиванию денег компании или клиента. Облачная технология контроля «мешает» таким кассирам добиться личного обогащения за счет обмана работодателя или клиента.
Один из наших клиентов жаловался, что постоянно подозревает кассиров и бухгалтера в сговоре по поводу того, что они манипулируют данными, а именно – корректируют записанную информационную базу об операциях и подают уменьшенные отчеты. С подключением к нашей системе Glaz у предпринимателя исчезла проблема точных сведений, поскольку он получает подробные отчеты о всех интересующих его событиях на кассе. Сравнение данных бухгалтерии и нашего архива помогло вывести на чистую воду схему сговора сотрудников.
Еще один пример: наша система помогла сети торговых предприятий восстановить информацию обо всех кассовых операциях. Проблема появилась, когда произошел сбой в компьютерах торговой организации, связанный с поломкой «железа». Исчезнувшую навсегда информацию надо было как-то отыскать, и она была найдена на нашем сервере.
Система контроля кассовых операций Glaz подходит для использования в любом коммерческом предприятии, которое хочет достичь высоких показателей борьбы с воровством и махинациями сотрудников на рабочем месте. Наш собственный опыт применения облачной технологии дал экономический эффект в 15% прибавки к выручке, поскольку потери, связанные с нечестным отношением сотрудников к собственности компании были сведены к нулю.
ГЛАЗ СИСТЕМС ООО
GLAZ SYSTEMS LLC